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出勤簿やタイムカードを導入している事業者の中には、業務効率をアップさせるために電子化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
実は、書類などの電子化によってメリットもあればデメリットもあり、導入する際にはいくつかの注意点もあります。
出勤簿やタイムカードの電子化を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
結論から言うと、タイムカードを使って勤怠管理を行っている場合、電子化することで業務の効率化が望めます。
毎月の締め処理や集計が大変だと感じているのであれば電子化でどう変わるのか見てみましょう。
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タイムカードの電子化（デジタル化）とは？
タイムカードの電子化（デジタル化）とは、従業員の勤怠管理を紙ベースの手作業から、コンピューターやスマートフォンなどのデバイスを使用した自動化されたシステムに移行することを指します。
従来の紙ベースのタイムカードでは、従業員が出勤や退勤のタイミングでカードに記入し、管理者が集計して手動で計算する必要がありました。しかし、タイムカードの電子化では、従業員が専用の端末やスマートフォンアプリを使用して入退室のタイミングを記録し、そのデータを自動で集計することが可能となります。
電子化によって、以下のようなメリットがあります。
1.正確性の向上：従業員の出勤退勤情報を自動で集計するため、手作業の集計と比べて誤りや漏れがなく、正確性が向上します。
2.業務効率化：タイムカードの自動集計によって、手作業での集計作業やデータ入力の手間が省けるため、業務効率が向上します。
3.コスト削減：タイムカードの電子化によって、紙やインクなどのコストを削減できます。
4.データ分析：電子化されたタイムカードのデータは、容易に分析することができ、従業員の労働環境の改善や勤怠管理の改善に役立てることができます。
5.フレキシブルな勤務管理：電子化されたタイムカードのシステムは、従業員の勤務形態に合わせて柔軟に設定することができます。例えば、勤務時間の変更や残業の許可などもシステムで自動化することができます。
タイムカードの電子化には多くのメリットがあり、企業にとっては勤怠管理の正確性や業務効率化、コスト削減など、様々なメリットが期待できます。
タイムカードを電子化する方法とは
タイムカードを電子化する方法には、以下のような手順があります。
1.タイムカードのシステムを選定する：まずは、自社の勤怠管理の要件に合わせて、タイムカードの電子化を実現するためのシステムを選定する必要があります。例えば、クラウド上で動作するWebアプリケーションや、社内ネットワーク上で動作する専用のソフトウェアなどがあります。また、スマートフォンアプリを使用する方法もあります。
2.タイムカード端末を設置する：タイムカードの電子化には、専用のタイムカード端末を設置する必要があります。これは、従業員が入退室のタイミングを記録するための端末であり、従業員がカードをかざすだけで入退室時間を自動で記録することができます。
3.従業員の登録を行う：タイムカード端末には、従業員の情報を登録する必要があります。これによって、従業員がカードをかざすだけで、自動的に出勤・退勤時間が集計されるようになります。
4.システムの設定を行う：タイムカードのシステムには、従業員の勤務時間や残業時間などを自動で計算するための設定が必要です。例えば、労働時間の基準時間や休憩時間の設定、残業時間の計算方法などを設定することができます。
5.管理者用の画面から勤怠データを確認する：タイムカードのシステムには、管理者用の画面があり、そこから従業員の勤怠データを確認することができます。また、集計されたデータを基に、報告書や給与明細の作成なども自動化することができます。
以上の手順で、タイムカードを電子化することができます。ただし、システムの導入や設定には時間とコストがかかるため、事前に慎重な検討が必要です。
タイムカードの電子化が進む背景
タイムカードの電子化が進む背景には、以下のような理由があります。
1.労働環境の変化：
近年は、フレックスタイム制やテレワークなど、労働環境が多様化しています。そのため、従業員の出勤・退勤時間や勤務時間を正確に把握する必要があります。電子化されたタイムカードは、従業員の勤怠管理を正確かつ効率的に行うことができます。
2.人件費削減：
紙のタイムカードは、集計や管理に手間と時間がかかるため、人件費が必要となります。一方、電子化されたタイムカードは、自動集計が可能で、管理者がデータを確認するだけで済むため、人件費を削減することができます。
3.データの正確性：
紙のタイムカードは、手書きで記入するため、入力ミスや書き間違いが生じる可能性があります。一方、電子化されたタイムカードは、自動で集計するため、正確な勤怠データを取得することができます。
4.法律や規制の遵守：
労働法や労働基準法などの規制が厳しくなっているため、正確な勤怠管理が求められています。電子化されたタイムカードは、正確な勤怠データを取得できるため、法令遵守に役立ちます。
以上のような理由から、タイムカードの電子化が進んでいます。また、AIやIoTなどの新しい技術の進歩により、より高度な勤怠管理が可能になることが期待されています。
勤怠管理の電子化で解決できる課題
勤怠管理の電子化により、以下のような課題を解決できます。
1.勤怠管理の正確性向上：
紙のタイムカードでは、手書きによるミスや不正などのリスクがありますが、電子化されたタイムカードでは、自動で集計されるため、正確性が向上します。
2.管理作業の効率化：
紙のタイムカードでは、集計や管理作業が手間と時間がかかりますが、電子化されたタイムカードでは、自動で集計されるため、管理作業を効率的に行うことができます。
3.勤務体系の柔軟性：
従来の勤怠管理では、従業員の勤務体系に合わせた柔軟な管理が難しかったですが、電子化されたタイムカードでは、従業員が自由に勤務時間を入力することができるため、柔軟な勤務管理が可能になります。
4.データの可視化と分析：
電子化されたタイムカードでは、データを一元管理し、可視化や分析が容易になります。これにより、従業員の勤務時間や生産性を把握し、業務改善に役立てることができます。
5.法令遵守の強化：
勤怠管理の電子化により、従業員の勤務時間を正確に把握することができ、労働法や労働基準法などの法令遵守が強化されます。
以上のような課題を解決することができるため、勤怠管理の電子化は、企業の効率化や経営の合理化に貢献することができます。
タイムカードの電子化に関連する法律とは
タイムカードの電子化に関連する法律には、「労働基準法」「e-文書法」「電子帳簿保存法」などがあります。
ここでは、法改正の内容を中心に、労働基準法について紹介します。
労働基準法
労働基準法とは、1947年に制定され、労働条件に関する最低基準を定める日本の法律を指します。
労働者の生存権の保障を目的に、雇用契約・労働時間・給与・有給休暇・災害補償・就業規則・解雇など、さまざまな項目について基準を定めているのが特徴です。
2019年4月には、人手不足や長時間労働問題、柔軟な働き方に対応するために改正がおこなわれています。
勤怠面においては、時間外労働の上限規制や、労働時間の客観的な把握、年次有給休暇の年5日取得の義務化、フレックスタイム制の清算期間の延長などが当てはまります。
また、2023年4月には、1カ月で60時間を超える時間外労働に対して、法定割増賃金を50％以上とすることを、中小企業に対しても適用することが決定されています。
このように、労働基準法の法改正は、これまでだけでなく、今後も実施されることが決定されているため、適切に対応することが企業に対して求められています。
出勤簿を電子化するタイミング
従業員の労働時間の把握や集計が難しくなった時や、働き方が多様化してきた時が、出勤簿を電子化する最適なタイミングです。
それぞれについて詳しく解説します。
労働時間の把握や集計が難しくなった時
従業員が多くなるほど、作業者の負担は大きくなります。
労働時間の集計に時間がかかるようになると、他の仕事が回らなくなる可能性が高いでしょう。
勤怠管理システムを活用すれば全て自動で集計できるため、一人ひとりの労働にかかる負担を軽減できます。
集計の負担が大きく、従業員の仕事へのモチベーションが低下しているようであれば、勤怠管理システムを導入しましょう。
働き方が多様化してきた時
在宅勤務・テレワークなど、働き方が多様化してきた時も電子化する最適なタイミングです。
新型コロナウイルス感染症の影響により在宅勤務を導入している企業も増えており、アナログ情報では従業員の勤務状況を把握することが困難になってきています。
勤怠管理システムを活用すれば、遠くにいる従業員の勤務状況をリアルタイムで確認できます。
在宅勤務・テレワークなどを取り入れようと思っている方は、この機会に勤怠管理システムの導入を検討してみてください。
勤怠管理システムを導入する時の注意点
勤怠管理システムを導入する際には、いくつか注意しなければならないことがあります。
特に、どのような機能が搭載されているのか、勤務形態に合う打刻方法かどうかを確認することが重要です。
勤怠管理システムを導入する時の注意点を具体的に紹介するので、システムを取り入れる際に参考にしてみてください。
必要な機能などをチェックして適切なシステムを選ぶ
必要な機能などをチェックし、ニーズに適したシステムを選びましょう。
勤怠管理システムで何を自動化したいのか明確にすることで、必要な機能が特定できます。
たとえば、出退勤に加え、申請や承認などの機能も搭載された勤怠管理システムもあります。
また、全従業員が簡単に操作できるなど、システムの使いやすさも確認しましょう。
ワンクリックで操作できるなど、パソコンが苦手でも直感的に使えるシステムは便利です。
ランニングコストを調べ、運用コストが予算内かどうかも把握するのも大切です。
自社に合う打刻方法かどうか見極める
勤怠管理システムにはさまざまな打刻方法があるので、事業に適しているか見極めましょう。
たとえば、パソコンやスマホでログインして打刻するパターンもあれば、ICカードをスキャンして出退勤記録を残すパターンもあります。
在宅勤務を推進するために勤怠管理システムを導入する場合は、各従業員にICカードを読み取る専用の端末を用意するのは現実的ではないため、パソコンやスマホからログインして打刻するタイプが適しています。
従業員の勤務形態によって最適な打刻方法は異なるので、自社に合った打刻方法に対応した勤怠管理システムを選びましょう。
導入前に従業員に周知し、重要性を伝える
勤怠管理システムを導入する前に、従業員に周知してシステムの重要性を伝えましょう。
従業員の中には、電子化よりも手動で作業を行うことを好む人もいるかもしれません。
また、システムに慣れていない従業員もいる可能性があることを考慮する必要があります。
従業員から協力を得られなければ導入しても意味を成さなくなるので、勤怠管理システム導入の意義をしっかり従業員に説明しましょう。
総合的に業務の負担が減るなど、勤怠管理システムを導入するメリットを伝えることがポイントです。
より簡単で適切に労働管理を行いたい人は電子化を検討してみよう！
より簡単かつ適切に労働管理を行いたい方は、電子化を検討してみましょう。
電子化によって業務の自動化を図ることができ、スキルを問わずに誰でも勤怠管理ができるようになります。
さまざまな勤怠管理システムがありますが、中でも[スマレジ タイムカード]がおすすめです。
スマレジ・タイムカードには、勤怠管理に必要な機能は全て揃っており、多様な働き方にも対応していますので、お気軽にご相談ください。
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まとめ
従業員の人数が少ない場合、勤怠の集計は手作業で行っているというケースも少なくありません。
しかし、昨今の法改正などで対応すべきものが増えている今、アナログでの管理には限界があると言えるでしょう。
エクセルで集計しているから大丈夫という企業の方も、タイムカードの時刻を手作業で入力してから集計しているのであれば、それもまた改善の余地があります。
ここでいう電子化とは勤怠管理システムを使って出退勤の記録をデジタルデータとして一元管理するということなのですが、どのようなタイミングで勤怠管理の電子化を考えればいいのでしょうか。
次に挙げる項目に当てはまる部分が一つでもあれば、勤怠管理の電子化を検討してみましょう。
- 法改正の対応に困っている
- 締め処理をしている担当者の業務負担が多い
- 今使っているタイムレコーダーが古くて買い替えたい
- タイムカードの不正打刻が心配
- 打刻漏れや間違いによって計算のし直しが発生している
特に働き方改革関連法案の可決により、残業時間の管理をしっかり行わなければいけない状況になっています。
タイムカードによる管理では月末にしか勤務状況を把握しきれないため、今後は中小企業も勤怠管理の電子化が必要不可欠になってくるでしょう。
